在工程建設(shè)領(lǐng)域，保證金制度是業(yè)主方監(jiān)督承包方履約、保障工程質(zhì)量的常用手段。當(dāng)承包商按合同約定完成工程后，業(yè)主方應(yīng)及時(shí)退還履約保證金。若業(yè)主方無(wú)故拖延或拒絕退還，承包商可以依法維護(hù)自身權(quán)益。
那么，當(dāng)履約保證金被業(yè)主方無(wú)故扣留，或因其他原因無(wú)法退還時(shí)，承包商應(yīng)該如何寫一份**且有效的報(bào)告，來(lái)維護(hù)自身權(quán)益呢？下面，我們將通過(guò)一個(gè)完整的模板，詳細(xì)講解這份報(bào)告的寫法。
在寫報(bào)告之前，首先需要了解什么情況下可以退履約保證金。根據(jù)《中華人民共和國(guó)擔(dān)保法》第九十一條規(guī)定：
"保證人超出約定的保證范圍或者超過(guò)債權(quán)人損失額承擔(dān)保證責(zé)任的，其超出部分不產(chǎn)生保證效力。"
以及第九十二條：
"保證期間，債權(quán)人未經(jīng)保證人同意與債務(wù)人變更主合同的，保證人不再承擔(dān)保證責(zé)任。"
根據(jù)上述法律條款，當(dāng)以下情況發(fā)生時(shí)，保證人（承包商）有權(quán)要求退還履約保證金：
保證期間已滿：保證期間是保證責(zé)任存續(xù)的時(shí)間，超過(guò)保證期間，保證責(zé)任自然終止。
合同約定的保證條件已實(shí)現(xiàn)或不再存在：如承包商已按合同約定完成工程并通過(guò)驗(yàn)收，或因業(yè)主方原因?qū)е鹿こ虩o(wú)法繼續(xù)，合同保證條件消失。
主合同變更：在未征得保證人同意的情況下，債權(quán)人與債務(wù)人變更主合同，保證人可免除保證責(zé)任。
一份有效的報(bào)告需要有明確的目的與目標(biāo)。在寫這份報(bào)告時(shí)，目的通常是向業(yè)主方陳述退還履約保證金的理由與依據(jù)，并要求業(yè)主方及時(shí)退還保證金。同時(shí)，也可以將這份報(bào)告作為日后維權(quán)的證據(jù)。因此，在撰寫時(shí)需要重點(diǎn)突出以下幾點(diǎn)：
陳述事實(shí)：詳細(xì)陳述合同簽訂、履約及保證金繳納的過(guò)程與結(jié)果，以事實(shí)為依據(jù)，證明己方已按合同約定履行了責(zé)任。
強(qiáng)調(diào)己方權(quán)益：明確指出業(yè)主方拖延或拒絕退還保證金的行為已侵害己方權(quán)益，并指出這種行為將可能導(dǎo)致的法律后果。
提出解決方案：提供一個(gè)雙方都能接受的解決方案，如退還保證金的具體時(shí)間與方式，以期促成問(wèn)題的解決。
一份完整的報(bào)告通常包括標(biāo)題、正文和結(jié)尾三個(gè)部分。下面我們將詳細(xì)講解每個(gè)部分的寫法。
（一）標(biāo)題報(bào)告的標(biāo)題需要簡(jiǎn)潔明了，通常可以包括以下信息：
報(bào)告主題：如“關(guān)于要求退還XXX項(xiàng)目履約保證金的報(bào)告”。
報(bào)告編號(hào)：如果是公司行為，通常會(huì)給報(bào)告賦予一個(gè)編號(hào)，方便日后查找與管理。
報(bào)告時(shí)間：寫明報(bào)告撰寫的時(shí)間。
（二）正文正文是報(bào)告的主要部分，需要詳細(xì)陳述事實(shí)經(jīng)過(guò)與己方主張。建議包括以下幾部分：
1.基本情況首先介紹項(xiàng)目基本情況，包括項(xiàng)目名稱、地點(diǎn)、合同編號(hào)、簽訂時(shí)間、合同金額、履約保證金金額及繳納時(shí)間等。這些信息可以從合同中提取，以事實(shí)為依據(jù)，使報(bào)告更加可信。
2.履約情況詳細(xì)陳述己方履行合同的情況，包括施工進(jìn)度、質(zhì)量控制、驗(yàn)收結(jié)果等。如果有相關(guān)文件或圖片可以作為附件提供，以證明己方已按合同約定履行了責(zé)任。
3.保證金繳納情況介紹履約保證金的繳納過(guò)程，包括金額、繳納時(shí)間、方式等。如果有相關(guān)票據(jù)，可以作為附件提供。
4.退還保證金的理由根據(jù)之前提到的退履約保證金的條件，詳細(xì)陳述要求退還保證金的理由。如果有相關(guān)法律條款或規(guī)定可以引用，以加強(qiáng)說(shuō)服力。
5.己方主張與解決方案明確指出己方主張，如要求業(yè)主方在一定時(shí)間內(nèi)退還保證金，并提出一個(gè)雙方都能接受的解決方案，如退還保證金的具體時(shí)間與方式。
（三）結(jié)尾結(jié)尾是報(bào)告的收尾部分，通常包括以下內(nèi)容：
1.強(qiáng)調(diào)重要性再次強(qiáng)調(diào)報(bào)告內(nèi)容的重要性與緊迫性，以引起業(yè)主方重視。
2.期待回應(yīng)表明己方期待業(yè)主方積極回應(yīng)的態(tài)度，并提供聯(lián)系方式與回應(yīng)截止時(shí)間。
在撰寫報(bào)告時(shí)，還需要注意以下幾點(diǎn)：
使用正式語(yǔ)言：報(bào)告是一種正式文書，語(yǔ)言需要正式、準(zhǔn)確，避免使用口語(yǔ)或過(guò)于隨意的表達(dá)。
事實(shí)為據(jù)：報(bào)告的內(nèi)容需要以事實(shí)為依據(jù)，避免主觀臆斷或夸大其詞。
突出重點(diǎn)：在報(bào)告中需要突出己方已履行合同義務(wù)、業(yè)主方拖延或拒絕退還保證金的行為以及己方主張，使報(bào)告更有說(shuō)服力。
避免情緒化：撰寫報(bào)告時(shí)需要保持冷靜與客觀，避免使用情緒化語(yǔ)言或人身攻擊。
保留證據(jù)：在報(bào)告中需要引用或涉及的文件、圖片等資料，需要做好備份并保留原件，以備日后維權(quán)所需。
下面提供一份報(bào)告模板示例，供參考：
（一）標(biāo)題關(guān)于要求退還XX工程項(xiàng)目履約保證金的報(bào)告
報(bào)告編號(hào)：[XX-XX]
報(bào)告時(shí)間：XXXX年X月X日
（二）正文一、基本情況
我公司與貴公司于XXXX年X月X日簽訂《XX工程項(xiàng)目施工合同》（合同編號(hào)：XX-XX），合同金額為人民幣XXXX萬(wàn)元。合同約定我公司應(yīng)繳納合同金額5%的履約保證金，即XXXX元。我公司已于XXXX年X月X日按約定將履約保證金匯入貴公司賬戶（匯款憑證附后）。
二、履約情況
在貴公司的監(jiān)督下，我公司嚴(yán)格按照合同要求，完成了XX工程項(xiàng)目的施工任務(wù)。施工過(guò)程中，我公司嚴(yán)格遵守工程規(guī)范，加強(qiáng)質(zhì)量控制，并通過(guò)了貴公司于XXXX年X月X日組織的工程驗(yàn)收（驗(yàn)收?qǐng)?bào)告附后）。驗(yàn)收結(jié)果表明，工程質(zhì)量達(dá)到合同要求，貴公司對(duì)我公司的履約情況表示滿意。
三、保證金繳納情況
如前所述，我公司已按合同約定繳納了XXXX元的履約保證金。保證金繳納后，我公司多次以書面形式要求貴公司退還，但貴公司以各種理由拖延或拒絕退還保證金。
四、退還保證金的理由
根據(jù)《中華人民共和國(guó)擔(dān)保法》第九十一條及第九十二條的規(guī)定，保證期間已滿，或保證條件已實(shí)現(xiàn)或不再存在，保證人有權(quán)要求債權(quán)人退還保證金。我公司已按合同約定完成工程施工并通過(guò)驗(yàn)收，合同約定的保證條件已實(shí)現(xiàn)，且保證期間已滿，我公司要求退還履約保證金符合法律規(guī)定。
五、我方主張與解決方案
鑒于上述事實(shí)與理由，我方要求貴方在收到本報(bào)告之日起X個(gè)工作日內(nèi)，將XXXX元履約保證金全額退還我方，并建議退還方式為銀行轉(zhuǎn)賬（我公司銀行賬戶信息附后）。
（三）結(jié)尾以上是我方關(guān)于退還履約保證金的要求與說(shuō)明，望貴方予以重視，并積極回應(yīng)。我方期待與貴方友好協(xié)商，妥善解決此事。如貴方在收到報(bào)告X個(gè)工作日內(nèi)未予以回應(yīng)，我方將依法采取進(jìn)一步行動(dòng)維護(hù)自身權(quán)益。
一份完整的報(bào)告需要結(jié)合實(shí)際情況，合理運(yùn)用上述模板，突出重點(diǎn)，以事實(shí)為據(jù)，強(qiáng)調(diào)己方權(quán)益。同時(shí)，在撰寫時(shí)注意使用正式語(yǔ)言，避免情緒化表達(dá)，并保留相關(guān)證據(jù)。希望這份模板能幫助你有效維護(hù)自身權(quán)益。
